Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Fechtgesellschaft Zofingen
E-Mail: info@fechten-zofingen.ch
2. Welche Personendaten wir bearbeiten
- Bei einer Mitgliederanfrage: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Adresse, eine freiwillige Nachricht, sowie die IP-Adresse (technisch, zum Schutz vor Missbrauch der Registrierung, Aufbewahrung siehe Ziffer 5).
- Bei Teilnahme an Wettkämpfen: Anmeldungen, Gefechtresultate, Ranglisten, Erfolge/Auszeichnungen.
- Technisch beim Login: Zeitpunkt des letzten Logins, Sitzungs-Cookie (notwendig für die Anmeldung).
3. Zweck der Bearbeitung
- Führen der Mitgliederverwaltung des Vereins.
- Organisation und Durchführung von Wettkämpfen (Anmeldung, Poule-/Tableau-Einteilung, Ranglisten).
- Kommunikation: Erinnerungen an Wettkämpfe, Endranglisten, Benachrichtigung des Vorstands über neue Mitgliederanfragen.
4. Aufbewahrungsdauer
- Abgelehnte Mitgliederanfragen werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht.
- Freigegebene Anfragen bleiben als Nachweis der Aufnahme mit dem entstandenen Konto verknüpft.
- Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft bearbeitet; nach Austritt wird der Login gesperrt. Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die administrative Abwicklung des Austritts (z. B. offene Beitragsforderungen, Rückgabe von Vereinsmaterial) nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch am Ende des auf den Austritt folgenden Vereinsjahres.
- Historische Wettkampfdaten (Resultate, Ranglisten) werden dauerhaft für die Vereinsgeschichte und -statistik aufbewahrt. Auf Antrag einer betroffenen Person kann die personenbezogene Zuordnung anonymisiert werden, sofern dem keine überwiegenden Interessen des Vereins (z. B. offizielle Ranglistenführung) entgegenstehen.
- Technische IP-Adressen aus der Registrierung werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht – unabhängig davon, ob die Anfrage inzwischen freigegeben, abgelehnt oder noch offen ist.
5. Weitergabe an Dritte
Es findet kein Verkauf und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Für den technischen Betrieb setzen wir einen Hosting-Dienstleister sowie einen Anbieter für den E-Mail-Versand ein. Mit diesen Dienstleistern besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die Zweck, Datenarten, Pflichten und Vertraulichkeit regelt. Die eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in [Schweiz / EU / weiteres Land einfügen]. Dieses System übermittelt keine Daten automatisch an Swiss Fencing oder andere Verbände; allfällige Lizenzmeldungen erfolgen separat durch den Vorstand.
6. Rechte der betroffenen Person
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Widerspruch bezüglich deiner Daten. Zudem hast du das Recht, deine Personendaten in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen oder direkt an eine andere verantwortliche Stelle übertragen zu lassen (Recht auf Datenherausgabe/-übertragbarkeit, Art. 28 revDSG). Wende dich dazu an info@fechten-zofingen.ch.
7. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert, nie im Klartext. Der Zugriff auf Mitgliederdaten ist nach Rolle eingeschränkt (Fechter/Trainer/Vorstand).
8. Minderjährige Mitglieder
Ist die antragstellende Person zum Zeitpunkt der Registrierung noch nicht 18 Jahre alt, fragt das Online-Formular zusätzlich Name und Kontakt (E-Mail oder Telefon) einer/eines Erziehungsberechtigten ab; diese Person bestätigt mit der Einwilligungs-Checkbox ausdrücklich, dass sie mit der Anmeldung sowie der Datenbearbeitung einverstanden ist. Diese Angaben werden zusammen mit der Mitgliederanfrage gespeichert. Erziehungsberechtigte können jederzeit Auskunft über die Daten ihres Kindes verlangen oder die Einwilligung widerrufen; in diesem Fall wird die Mitgliedschaft entsprechend beendet.
9. Einwilligung bei der Online-Registrierung
Bei der Registrierung bestätigst du ausdrücklich (bzw. bei Minderjährigen: bestätigt der Erziehungsberechtigte), dass die angegebenen Daten zur Mitgliederverwaltung gespeichert und bearbeitet werden dürfen.